为了提升我局档案管理现代化水平，强化工作效率，节约人力资源，加强交通档案管理工作，更好地为交通事业服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《交通档案管理办法》及国家有关档案工作的规定，结合交通工作特点，制定本制度。

一、档案管理工作目标

实现档案业务流程的全面自动化和专业化管理，提供专业化的优质服务和先进的档案利用手段，节省库房面积，降低管理成本，实现档案归档率100%，有效提升交通运输系统档案管理水平。

二、档案管理原则及方式

档案管理实行“分级负责、统一移交、集中管理”的原则。市交通运输服务中心、市公路事业发展中心（攀枝花市交通运行监测与应急调度中心、攀枝花市航务海事中心（攀枝花市船舶检验中心）、市交通建设工程服务中心各自按照档案管理要求整理归置综合文书档案，每2年向局综合档案室移交1次，移交后的档案统一放置在局1楼综合档案室集中管理。局机关各科室要每季度对相关专项业务档案（如机场迁建、脱贫攻坚、重要会议等）进行整理归置，统一档案盒存放在本科室指定位置（下属单位参照执行）。局分管档案的领导每年要对全系统档案工作情况进行一次抽查、督导，存在严重问题的，在一定范围进行通报，发生重大档案损毁事故的，要严肃追究有关人员和相关领导责任。局其他分管局领导每年要对所分管科室、单位档案工作开展1次集中检查。局干部人事科、局财审科每半年要对下属单位就干部人事档案、会计档案分别开展1次业务指导、检查。局综合档案室每年要对局机关各科室专项业务档案、下属单位综合文书档案开展1次业务指导和检查。

三、文书档案管理

立档单位在职能活动中形成的办理完毕的、应作为文书档案归档的各种纸质文件材料，要以件为单位进行装订、编号、编目、装盒。归档文件必须挂接电子全文，文书档案实行随时办随时归档。集中管理单位每2年向局综合档案室移交综合文书档案，移交时需提供移交清单（10年、30年、永久件数）一式2份，双方按照移交清单清点档案数量，检查档案是否符合归档标准，双方签字确认无误后入库。本系统人员借阅档案，先登记后查阅，系统外人员查阅档案，须持单位介绍信，在阅览室内查阅，因特殊情况需要借出重要文件资料时，需经主管领导批准并限期归还，归还时当面清点，检查无误后方能签收，如发现档案有损坏缺页、丢失、涂改等情况要认真追查及时处理。

四、会计档案管理

局财务科按照归档范围和归档要求，负责定期将归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册，隔年向局综合档案室移交，因工作需要推迟移交的，应当经分管局领导同意，财务科保管会计档案的时间不超过三年。单位保存的会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。

五、工程档案管理

工程建设管理单位要将工程项目的立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收等材料整理归档，在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆报送。建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。

六、干部人事档案管理

局干部人事科和相关单位要及时做好干部档案材料的整理归档，新增材料一年内要整理归入个人档案。开展干部档案数字化工作，用技术手段防范档案造假。在借阅出干部人事档案时，需经分管局领导同意，严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，严禁私自对档案材料进行拍照、摄像、扫描等。如违反干部档案管理规定、造成严重后果的，按照相关法律法规，给予相关人员党纪政纪处分，直至追究法律责任。各单位要建立健全干部人事档案管理定期抽查制度，定期对自身管理的干部人事档案进行一定数量的抽查并建立台账。重点对档案的真实性、完整性进行审核，对发现的问题，要及时报告并调查处理。

七、声像档案管理

局组宣科统筹指导收集局机关的声像档案，由具体承办活动的科室对摄影、声像进行整理并编写说明，在本年度内归档后移交局综合档案室。局属单位参照局机关的做法执行。（文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。事由：照片及影像所反映事件、事物的情况；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和摄影、拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。）

八、重大活动档案管理

局组宣科统筹指导收集重大活动中形成的材料档案，由具体承办活动的科室整理，在本年度内归档后移交局综合档案室。局属单位的重大活动档案参照局机关的做法执行。重大活动范围包括：重要领导来活动的日程安排、讲话、谈话、会议记录、纪要、汇报材料；重要领导，著名人士书画、题词手迹;重大活动中形成的照片、录音带、录像带（包括原版、正版和底版）。负责重大活动的部门或个人，要积极配合做好相关文件材料的制作、收集、归档、整理工作。重大活动的具体承办科室要在活动结束后两个月内，将整理形成的文书、声像、照片、实物档案移交档案室。

附件：1．档案移交清单模板

       2．文件借阅登记表模板

附件1

档案移交清单

附件2

文件借阅登记表模板